Nada grande se construye solo. Más allá de trabajar en el mismo proyecto, la colaboración es clave

👋 Tengo un mensaje para vosotros.

A principios de 2021, Finalcad One se presentó con una importante novedad: los grupos. Me gustaría explicar por qué y cómo los hemos introducido.

1️⃣ Colaborar, una necesidad fundamental

Os hemos escuchado

La mejor manera de conocer vuestras necesidades es hablar de ellas con vosotros. Eso hicimos con decenas de usuarios que nos hablaron de sus prácticas, de sus experiencias en la gestión diaria de sus proyectos y de los cambios en sus prácticas a lo largo de los últimos años.

En estos diálogos con muchos de ustedes, hemos procurado ser representativos: hemos equilibrado los usuarios actuales o potenciales, los diferentes oficios de la construcción y el mantenimiento, los diferentes actores y misiones. Gracias a ellos, los Grupos han llegado a Finalcad One. Os lo agradecemos enormemente.

Primera observación: tenemos que hablar

Cuando trabajamos juntos, los intercambios de correos electrónicos y los diferentes programas de gestión de proyectos no son suficientes: básicamente tenemos que hacer ajustes durante nuestra colaboración, y esto se hace hablando.

En el día a día, todos preferimos hablar con los demás "en directo", cara a cara. En estos tiempos de Covid, pero no exclusivamente, esto no siempre es posible. En este caso, tratamos de mantenernos lo más cerca posible de estos diálogos, empezando por el teléfono, luego los correos electrónicos e incluso los SMS.

"La comunicación es el pilar del trabajo en equipo y la productividad. Con las herramientas adecuadas, podemos agilizar los intercambios y limitar las reuniones".

Segunda observación: cuando no es posible hablar, nos escribimos

Por desgracia, todo el mundo está muy ocupado y no siempre es posible hablar con los demás cuando queremos. Aquí es donde entra en juego la comunicación escrita. Hasta hace poco, el correo electrónico era la principal herramienta para ello. Admitámoslo, el correo electrónico sigue siendo el medio de comunicación preferido. Pero todos conocemos sus defectos: demasiada gente en copia, dificultad para entablar una conversación en el camino, y ¿cómo hacer un seguimiento de los correos electrónicos cuando se reciben 200 al día?

Con la llegada de la mensajería del tipo Microsoft Teams o Slack, vemos la aparición de nuevas prácticas, que distinguen este tipo de plataformas por dos usos diferentes:

• el correo electrónico se utilizará para mensajes importantes o incluso contractuales
• se prefieren los servicios de mensajería para la coordinación en tiempo real o casi real

Sin embargo, el uso de estos sistemas de mensajería debe ser generalizado, y no siempre es el caso.

Existe otro tipo de sistema empleado por todos: los mensajes de tipo SMS. Ya sea WhatsApp, Signal o los mensajes de Apple o Android: ya solo estos servicios cuentan con más de 2 mil millones de usuarios.

Escribir mensajes, la opción más popular después de hablar en persona

Cuando no podemos hablar cara a cara y necesitamos un intercambio sencillo, breve y rápido, todos hacemos lo mismo: enviamos un mensaje. Ya sea en Teams, Slack o WhatsApp, la mecánica es la misma.

Y lo hacemos por varios motivos:

• todo el mundo utiliza estas aplicaciones, no se necesita formación ✅.
• está disponible en todas las plataformas (Android, iOS y Web) ✅
• es completo: además del texto, se pueden añadir imágenes, vídeos, archivos, sonido, etc. ✅

"Los mensajes siguen siendo el medio de comunicación más popular, después hablar en persona".

Sin embargo, rápidamente se alcanzan los límites de estos mensajes.

• En primer lugar, aunque funcione muy bien en el momento, es imposible hacer un seguimiento: te pierdes en el flujo de la conversación;
• Si se añade a una persona a posteriori, esta solo dispondrá de los mensajes de cuando se unió a la conversación, y no tendrá acceso a los mensajes más antiguos;
• Al identificarnos con nuestro teléfono móvil, todo el mundo conoce nuestro número de teléfono, cuando no necesariamente queremos que sea así;
• Cuando se utiliza un programa informático además de un correo electrónico, existe un problema de continuidad: es posible enviar un enlace a un elemento del programa informático en el correo electrónico, pero es preciso alternar entre el programa informático en cuestión y el correo electrónico;
• Por último, la gestión del acceso es inexistente o, en el mejor de los casos, insuficiente.

2️⃣ Integrar la mensajería con su software, ¿la solución?

La solución parecía sencilla: integremos los sistemas de mensajería en nuestro software

Para responder a esta práctica de colaboración a través de la mensajería, los editores de software han intentado integrar la mensajería en sus ofertas. Aunque esta idea podía parecer una solución evidente, incluso ideal, resultó ser un fracaso.

Existen varias razones, que podemos mencionar brevemente:

• en un software profesional, a menudo rico y a veces complejo, la gestión de la plataforma no es trivial, a diferencia de un simple servicio de mensajería
• si el software incluye una función de mensajería, a menudo queda en un segundo plano
• lo que lleva a ocultarla y hacerla poco accesible para la mayoría de los usuarios, que pueden descubrirla únicamente tras haber superado los (difíciles) pasos de la manipulación. Y como muchos de ellos abandonan antes de esta etapa, nunca descubren la colaboración a través de los servicios de mensajería.

Si se compara un proceso típico entre el software de gestión de proyectos de construcción profesional y la mensajería, los pasos se duplican:

Programa de gestión de la construcción:

1. Crear una cuenta
2. Crear un proyecto
3. Invitar a otras personas
4. Añadir un plano
5. Crear una anotación en el plano
6. Por último, enviar mensajes

Mensajería:

1. Crear una cuenta
2. Invitar a otras personas
3. Enviar mensajes

"No quiero perder el tiempo: si la aplicación me parece incómoda, me quedo con WhatsApp. Es más fácil, ¿no?"

Recordatorio de los temas: los 10 criterios de un sistema de mensajería profesional

Tuvimos que volver a lo básico, y ordenar lo que es esencial para nuestra vida diaria, y lo que no lo es. Se puede comparar WhatsApp por un lado, un software profesional por otro, o incluso una solución ideal.

Así pues, hemos elaborado una sencilla comparación basada en nuestras conversaciones con los usuarios. Elaboramos una plantilla de análisis con 10 criterios clave.

3️

¿Cuál es el mensaje ideal en vuestros proyectos?

Encontrar el posicionamiento adecuado

La mensajería es ante todo una solución de colaboración. Por lo tanto, debe implicar al máximo número de personas posible, dentro del equipo del proyecto. En una obra de construcción de viviendas, por ejemplo, reuniremos a las empresas especializadas, al contratista general si es necesario, al director del proyecto y al propietario del mismo, incluso a la Oficina Técnica de Diseño, y potencialmente a los compradores.

Dicho de otro modo, debe permitir que el equipo del proyecto trabaje conjuntamente, y no solo un grupo de personas.

Para afrontar este reto, el sistema de mensajería debe ser fácil de configurar y utilizar:

• ✅ Se inspirará en plataformas de mensajería populares como WhatsApp, Teams o Slack, en aras de la sencillez,
• ✅ Será fácil de entender, lo que claramente aporta valor a todas las partes interesadas,
• ✅ Será posible registrarse con unos pocos clics, por ejemplo, con una cuenta de Google, Apple o Microsoft,
• ✅ Permitirá lanzar un proyecto sobre la mera noción de mensajería, sin depender de la incorporación de datos como planos, anotaciones u observaciones, por ejemplo,
• ✅ Permitirá una gestión de los derechos de acceso tan flexible como sencilla,
• ✅ Será decididamente multiplataforma: tanto web como móvil en Android e iOS
• ✅ Su acceso será gratuito para la mayoría de los interesados, al menos para un uso básico
• ✅ Permitirá las notificaciones en tiempo real, las menciones y la incorporación de todo tipo de soportes: fotos, documentos, vídeos...

Y más que un sistema de mensajería, será la puerta a un sistema completo de gestión de proyectos:

• ✅ Se integrará con un software empresarial, adaptado al seguimiento de proyectos, más allá de la mensajería
• ✅ Permite gestionar equipos como subproyectos: por ubicación, por fase, por grupo de actores... las posibilidades son infinitas
• ✅ Por último, irá más allá, al permitir la gestión de los planos, y elementos relacionados, integrados directamente en el flujo de mensajes

Ejemplos de casos de uso y sus beneficios para los usuarios

Los casos de uso, al igual que los beneficios relacionados, son muy variados. He aquí algunos ejemplos recogidos de nuestros usuarios.

Soy ingeniero de obras en un contratista general:

• Utilizo la aplicación para gestionar mis macrolotes, fases, edificios, seguridad o con mi cliente.
• Tengo un único proyecto para toda mi obra, con equipos que están bien separados de sus respectivos problemas.
• Es más fácil de gestionar, y evita la duplicación y los riesgos de error.
• Mejoro la colaboración y dialogo más con mis socios.

Soy una empresa especializada, ya sea por mi cuenta o como subcontratista:

• Solo me muestra lo que me interesa, es eficiente y además limita el consumo de mi espacio en disco y de mi tarifa móvil.
• Es así de simple, sé que mis chicos lo utilizarán.
• Puedo hablar directamente con el contratista general o el director del proyecto, lo que limita la necesidad de reuniones o, como mínimo, las hace más eficaces.
• También es posible crear un grupo para mi equipo en la aplicación.

Soy un cliente:

• Sin perder tiempo en los detalles, tengo acceso a información importante sobre mis proyectos. Puedo centrar mis esfuerzos en los puntos críticos en los que tengo que desempeñar un papel.
• Dispongo de un lugar donde conversar con el equipo de construcción, en tiempo real.
• Puedo integrar a mi cliente final en el proyecto, eligiendo su acceso para que disponga de la información que necesita y pueda contribuir cuando sea necesario.
• Me diferencio de mis compañeros con respecto a mis clientes finales con una solución moderna.

Soy director de negocios:

• Puedo crear un grupo de preproyecto, durante mi visita al lugar en la fase de estudio del proyecto.
• Puedo tener un grupo de intercambio con un comprador individual, con sus planos, documentos y elementos relacionados (observaciones y formularios).
• Puedo conservar la ventaja de tener un solo proyecto, con grupos para dividir la información que deba dividirse. Por ejemplo, puedo tener un grupo por comprador, con todos sus planos, documentos y observaciones.

Llevo proyectos con personas que se encuentran a cientos de kilómetros:

• Al contar con un grupo, la colaboración a distancia en estos proyectos se ve reforzada.
• Ahora existe una línea directa entre el propietario del proyecto, que da sus instrucciones, y el director del proyecto que lo gestiona a diario: esto permite seguir el progreso del proyecto con facilidad.
• Se hace posible la colaboración con todos los actores o proveedores del proyecto.

Además de los usuarios directos, la empresa también se beneficiará de este desarrollo de la colaboración

Adopción

Si una app no se utiliza, y esto suele ser el principal escollo en los proyectos de transformación digital. Como hemos visto, los mensajes sencillos y completos conducen a una mayor adopción.

Seguridad de los datos

El control de los datos es muy superior a un servicio de mensajería tipo WhatsApp: los derechos de acceso están controlados, el historial está disponible y los datos no están en Google o Facebook.

Respeto a la privacidad

Se respeta la privacidad, ya que los usuarios no están obligados a facilitar su número de teléfono móvil

El círculo virtuoso de las mejoras

La mejora de la comunicación tiene un fuerte impacto en la colaboración que, según hemos visto, es clave para la productividad. Se reducen los errores y las correcciones, y se eliminan las reuniones innecesarias o se hacen más eficaces las esenciales: en pocas palabras, se reducen los problemas de coordinación.

Y, finalmente, la calidad y las condiciones de trabajo de los empleados mejoran.

Ahora la pelota está en vuestro tejado.