La colaboración, un nicho de oportunidades
Franck Le Tendre, CEO Finalcad - 31 mars 2021
Nadie puede oponerse a la colaboración, es evidente. Pregunte a un millón de directores generales si consideran que la colaboración es importante para su empresa; todos asentirán al unísono. Pero es precisamente este consenso el que nos lleva a profundizar sobre la manera en que las empresas se encuentran estructuradas para poder liberar el potencial que emana de una colaboración que realmente cree valor.
Hay que comprender cómo la estructura de una empresa (los procesos, procedimientos y prácticas de comunicación) afecta a la calidad del servicio. La omnipresencia de estrategias encaminadas a mejorar la eficacia provoca que, con frecuencia, se diluyan en los innumerables proyectos en curso, si bien son más importantes que nunca en el panorama actual.
Hace diez años, la tecnología móvil revolucionaba el lugar de trabajo, prometiendo una oficina sin fronteras y sin papel, así como el fin del horario laboral tal y como lo conocíamos. Esto es hoy en día una realidad o, al menos, una opción, en todas las empresas.
De hecho, gracias a las herramientas de colaboración, ahora es posible seguir la actividad a tiempo real, incluso cuando los empleados se encuentran repartidos por todo el mundo, en la oficina, en el tren o en la obra.
El término “herramienta de colaboración” se refiere a la tecnología que permite a varias personas acceder a la vez a un mismo documento, en cualquier momento del día o de la noche, con el propósito de compartir fácilmente ideas, enlaces, fotos, vídeos y mucho más. Se trata de una tecnología que permite a las empresas trabajar con eficacia en sus proyectos, con independencia del lugar en el que se encuentren sus empleados.
Las herramientas de colaboración y la autonomía impulsan el bienestar laboral
La nube repercute de forma significativamente positiva en la forma de trabajar. Gracias a las herramientas de colaboración en línea basadas en la nube, los empleados disfrutan de mayor autonomía, lo que les permite acompañar a las empresas en los nuevos desafíos que plantea un mundo en constante cambio. Estas ventajas no están vinculadas a la tecnología en sí misma, sino más bien a las posibilidades que ofrece. De hecho, numerosos estudios revelan que las personas declaran sentirse más felices y creativas cuando trabajan en un entorno laboral flexible y colaborativo.
Están firmemente convencidas de que la tecnología y las herramientas de colaboración les ayudarán a generar nuevas oportunidades, a fomentar la innovación y a encontrar soluciones más creativas. Estas actitudes positivas reflejan que las plataformas de colaboración contribuyen a mejorar la eficacia de las empresas ayudándolas, asimismo, a acelerar la entrega de sus obras, a crear ventas adicionales y a mejorar la satisfacción de los clientes.
La libertad y la eficacia colaborativa van de la mano
Una cruel paradoja. En la era de las intranet 2.0, los portales colaborativos y otras redes sociales profesionales, 6 de cada 10 personas encuentran todavía al menos un obstáculo que entorpece la colaboración. Estas limitaciones interfieren con las tareas básicas del trabajo en grupo: intercambio de información fuera de la empresa (con un cliente o un subcontratista), edición conjunta de un documento o incluso acceso multiplataforma (PC, tableta, smartphone, etc.).
Hay que reconocer que orquestar la organización del trabajo en 2020 no ha sido fácil. Hemos asistido, por una parte, a una multiplicación de las tareas, una fragmentación de las jornadas y una proliferación de dispositivos; y, por otra, a la verdadera necesidad de mejorar la agilidad. La dirección de las empresas debe velar porque los equipos multidisciplinares puedan trabajar juntos de forma eficaz y a tiempo real en varios proyectos, ya se encuentren en la agencia o en la obra.
Muchos de nosotros hemos vivido este tipo de proyectos en los que, a golpe de consultas en todas direcciones (de todas las “partes participantes”, salvo los usuarios) y cajones de sastre de funciones deseadas, se pierde de vista lo esencial: el bienestar tecnológico de los usuarios. En otras palabras, ofrecer a cada usuario la posibilidad de recurrir a la solución que mejor se adaptada a su contexto vital, profesional y personal. Este contexto abarca innumerables parámetros: la naturaleza y la disponibilidad de interlocutores en el día a día, en nivel de nomadismo, los horarios laborales reales, el tipo de información intercambiada, etc.
Por tanto, el reto es el siguiente: permitir al usuario optar por soluciones adaptadas a su día a día.
La ergonomía como principal embajadora de la colaboración empresarial
Las herramientas tecnológicas ocupan un lugar fundamental en nuestra vida. Les dedicamos cantidad de tiempo y esperamos de ellas que nos ayuden a mejorar nuestra eficacia, disponibilidad y aportación. Asimismo, son numerosas. Como es lógico, no podemos emplear nuestro tiempo y nuestra energía en dominar estos dispositivos para lograr nuestros fines.
Misma reflexión para las herramientas profesionales. Soluciones de oficina, sistemas de intercambio, redes corporativas... Los nuevos dispositivos colaborativos hacen muchas promesas. Pero hace falta que los usuarios las hagan suyas. Es una condición indispensable para lograr y superar el volumen decisivo que contribuirá al éxito de su implantación.
De hecho, ¿de qué serviría iniciar un proyecto colaborativo, incluso transformacional, si los colaboradores no adoptan las herramientas propuestas? ¿Solo las han comprendido? ¿Qué esfuerzo deben hacer para integrarlas en el día a día? ¿Las valoran? ¿Y si la ergonomía fuera un factor clave de éxito?
La interfaz de usuario es clave en las herramientas de colaboración. Lo importante es que sean sencillas. Con independencia del dispositivo o plataforma, el diseño es el vector de una experiencia de usuario accesible, completa y sin incidencias.
Hay que disfrazar la complejidad al usuario, sin por ello ocultarle las funciones más avanzadas. ¡Todo un reto! Pero esta sencillez es la que favorecerá una adopción masiva de la herramienta colaborativa. Presentar una interfaz clara, legible y coherente en todos los soportes acelera el trabajo individual como el proceso de adopción por parte de más usuarios; y constituye, por tanto, el potencial la red. Menos menús, menos botones, menos clics, pero más acciones, mayor eficacia y mayor número de usuarios.
Este enfoque resulta fundamental para satisfacer las necesidades de los usuarios. De todos los usuarios. En muchos aspectos (productividad, gestión, calidad del trabajo), las herramientas colaborativas no pueden concebirse o reservarse para una élite o una categoría concreta de la organización. No todos tenemos la misma inclinación digital, pero las herramientas no deben crear una brecha dentro de la empresa. A la hora de operar su transformación digital, la organización tiene la responsabilidad de no dejar atrás a ningún colaborador y de hacer partícipe a todos.
La transformación digital: un proceso tecnológico y cultural
Como recuerda la ley de Amara: “Tendemos a sobrestimar la incidencia de una nueva tecnología en el corto plazo y a subestimarla en el largo”. Observación que también puede aplicarse al debate sobre el trabajo del futuro.
Se trata de un tema delicado, porque el trabajo desempeña un papel importante en nuestra identidad. Y aunque parece poco probable que los robots acaben por sustituirnos y que entremos en una era de paro total, la tecnología va a cambiar radicalmente nuestra forma de trabajar.
La transformación digital nos conducirá a adquirir nuevas competencias y nuevos comportamientos. Se tratará de un proceso a la par tecnológico y cultural que precisará acciones por parte de las personas, las empresas y los responsables políticos.
A nivel individual, la tecnología puede ayudarnos a colaborar con mayor eficacia, pero también sentimos la necesidad de dedicar tiempo a la contemplación y de respetar el equilibrio entre la vida personal y profesional tanto de nuestros compañeros como nuestra.
A nivel empresarial, hay que establecer una asociación inteligente entre las máquinas y los humanos: las máquinas se ocuparán de labores administrativas para que los humanos podamos centrarnos en lo que mejor sabemos hacer, innovar y colaborar. Los humanos debemos ser capaces de explotar los súper poderes de la inteligencia artificial en nuestro beneficio.
Este cambio de cultura empresarial brinda una oportunidad a los espacios de trabajo colaborativos de ponerse a la cabeza, dado que contribuyen a eliminar los silos organizativos, a mejorar la transparencia y el intercambio de conocimientos, y a crear el lugar propicio para la colaboración interna y externa.
Acerca de Finalcad
Finalcad ayuda a empresas de distintos sectores, fundamentalmente Construcción, Infraestructuras y Energía, a construir y a construirse acompañándolas en proyectos seguros, rentables y responsables. Fundada hace diez años por un equipo de expertos que conocen en profundidad el sector, Finalcad ha recaudado 63 millones de dólares hasta la fecha y figura en el listado “FT120” de 2021 elaborado por el gobierno francés con las 120 start-up con mejores perspectivas de convertirse en líderes tecnológicos mundiales.
Finalcad ha participado con sus soluciones en más de 24 000 proyectos en 35 países: Finalcad One, plataforma que transforma la experiencia en obra, permite servirse de las habilidades colaborativas que ofrecen las mejores aplicaciones personales de mensajería instantánea, junto con la potencia y la flexibilidad de una aplicación profesional de seguimiento de las operaciones de la obra. Con Finalcad One, todos los actores del proyecto pueden trabajar en grupo, dirigir la actividad en la obra y hacer frente a imprevistos.
Para más información sobre Finalcad, visite www.finalcad.com.
Contacto prensa:
Agencia suPR !
Véronique Wasa: +33 (6) 52 22 69 07
finalcad@becoming-group.com
