Cada minuto cuenta en el sector de la construcción. Una coordinación precisa de los equipos, una gestión eficiente de los recursos y una comunicación clara son esenciales para que los proyectos se desarrollen sin contratiempos.
En este contexto, las reuniones a pie de obra tienen una importancia vital. Pero gestionarlas con herramientas tradicionales como un procesador de textos puede resultar laborioso. Ahí es donde entra en juego el nuevo módulo "Reuniones" de la plataforma Finalcad One.
A primera vista, organizar una reunión y editar las actas parece sencillo.
Y, sin embargo, se vuelve laborioso cuando hay que añadir información a posteriori, insertar fotos o adjuntar observaciones y puntos de control que se comentaron durante la reunión. Esto significa tener que manipular varias herramientas una vez de vuelta en la oficina, lo que, unido a los demás asuntos urgentes que hay que tratar, retrasa el envío del acta y, en consecuencia, ralentiza el avance de la obra. No es infrecuente que las actas se envíen 3 días después de la reunión.
Iniciar una reunión sobre el terreno y continuarla en la oficina
Los profesionales de la construcción están en constante movimiento, entre la obra y la oficina, y necesitan herramientas que puedan seguirles a lo largo de su jornada laboral. Aquí es donde es de mucha utilidad la continuidad entre web y móvil, posible gracias al módulo Reuniones de Finalcad One.
Esta continuidad significa que puede iniciar una reunión con un móvil mientras está en la obra, añadir notas, hacer fotos, crear observaciones y mucho más con los módulos de Finalcad One. Cuando vuelva a la oficina, puede abrir Finalcad One en su ordenador y encontrar exactamente donde lo ha dejado. A continuación, puede completar la reunión, añadir más detalles, finalizar el acta y compartirla con las partes interesadas, ¡todo ello sin salir de la plataforma! Esta transición fluida entre el móvil y la web garantiza que nunca tenga que preocuparse por perder información u omitir detalles importantes.
Esta función también ofrece una gran flexibilidad. Esté donde esté, con o sin conexión a Internet, puede gestionar sus reuniones con eficacia. Y no tiene que preocuparse de llevar con Ud. los planos o documentos útiles: todos están disponibles en la aplicación, incluso cuando no está conectado.
Estructure sus notas como mejor le parezca
Tomar notas durante las reuniones se simplifica gracias a la estructuración de las notas en secciones diferenciadas (puede personalizar estas secciones con total flexibilidad), lo que facilita la lectura y la localización de la información. Además, entre las características de cada reunión, puede indicar el número de empleados presentes in situ por empresa, así como el número de días de mal tiempo.
Gestionar la asistencia de participantes
Gestionar a los participantes es más sencillo que nunca. Puede controlar fácilmente quién está presente en cada reunión y anotar el estado de cada persona, si está presente, ausente o excusado. Esto le ofrece una visión clara de la asistencia a cada reunión y le ayuda a garantizar que todo el mundo participe adecuadamente.
Integre otros elementos de Finalcad One en sus actas
Otra gran ventaja del módulo Reuniones es su capacidad para integrar elementos de otros módulos de Finalcad One. Ya sean observaciones, comprobaciones, cierres... o cualquier otro módulo personalizado, puede añadirlos fácilmente a sus reuniones. Esto facilita el seguimiento de estos elementos y permite una comunicación más eficaz y centralizada al respecto.
También puede indicar las personas invitadas a la próxima reunión.
Enviar inmediatamente el acta en pdf
Una de las tareas que más tiempo lleva después de una reunión es redactar el acta. Finalcad One simplifica enormemente este proceso generando automáticamente un informe en PDF de cada reunión. Este informe se formatea automáticamente, con los siguientes elementos.
- • la lista de participantes y su estado de asistencia
- • todas las notas por sección
- • todas las observaciones relativas a la reunión
- • todos los formularios relativos a la reunión
- • la plantilla por empresa
- • el número de días de mal tiempo
- • la fecha de la próxima reunión
- • personas invitadas a la próxima reunión
Este documento completo está listo para ser compartido con las partes interesadas en un instante.
Estas actas de reunión garantizan la trazabilidad. Sólo la generan los usuarios autorizados, y sólo puede haber una por reunión, para evitar confusiones.
Programe la próxima reunión en 3 pasos
Finalcad One incluso facilita la planificación de su próxima reunión en tres sencillos pasos:
- Crear una reunión
- Seleccionar la reunión anterior para crear una nueva reunión
- Cambiar la fecha de esta nueva reunió, aparecerá en el informe en PDF de la reunión anterior.
Esto facilita a los participantes el seguimiento de los temas de una reunión a otra. Y como el estado de los elementos relacionados (comentarios, formularios, etc.) es directamente visible dentro de una reunión, todo el mundo conoce el progreso en tiempo real.
Obtenga una visión general de sus reuniones
Para tener una visión global de sus reuniones y sus principales características, puede acceder a la vista Cuadro de mando del módulo Reuniones y realizar un seguimiento de la asistencia por invitado, el número de trabajadores por empresa y los días de mal tiempo.
Integre las reuniones en su sistema de información
Por último, dado que un lugar de trabajo moderno también puede estar conectado a los demás programas informáticos de la empresa, es posible acceder a estos datos a través de la API: se puede recuperar la lista de reuniones y sus actas.
***
4 buenas razones para gestionar sus reuniones de obra con Finalcad One
1. Información centralizada y accesibilidad: una herramienta flexible y móvil
Con Finalcad One, toda la información de sus reuniones está centralizada en un solo lugar. Se acabó buscar documentos perdidos o dispersos. Con la aplicación móvil o web, puede acceder a sus reuniones esté donde esté, cuando quiera y sin límites. Se acabaron los viajes a la oficina para consultar archivos o actualizar documentos. Con Finalcad One, su oficina está literalmente en su bolsillo.
2. Acelere sus proyectos con la colaboración en tiempo real
Deje de perder tiempo redactando actas manualmente. Finalcad One le permite crear informes automatizados que puede compartir con solo pulsar un botón.
Además, Finalcad One le permite actualizar la información en tiempo real, lo que es crucial en el cambiante entorno actual de las obras.
3. Conserve el historial e integre Finalcad One con facilidad
Con Finalcad One, puede seguir el progreso de cada punto tratado en las reuniones y, sobre todo, mantener un historial completo de sus reuniones, algo esencial para la trazabilidad.
Finalcad One no es una herramienta independiente. Al contrario, se ha diseñado para integrarse perfectamente con otros programas de gestión de proyectos que ya estés utilizando. Esto significa que puede sincronizar la información en diferentes plataformas, lo que le da una visión general de su proyecto sin tener que ir de una herramienta a otra.
Sólo las personas autorizadas pueden acceder a la información de las reuniones. Además, Finalcad One cumple la normativa de protección de datos, lo que le da total tranquilidad.
4. Toma de decisiones rápida
Con toda esta información a su alcance, estará mejor equipado para tomar decisiones rápidas y fundamentadas. Si necesitas resolver un problema de construcción, reasignar recursos o cambiar la priorización de acciones, Finalcad One le da la información que necesita para tomar las decisiones correctas.
***
Es hora de modernizar las reuniones de su obra
Con el nuevo módulo de Reuniones de Finalcad One, dispone de una solución todo en uno para transformar la forma en que realiza las reuniones de obra. Tanto si es ingeniero, arquitecto, gestor de QSE o cualquier otro profesional implicado en la gestión de obras, este módulo está diseñado para acelerar sus proyectos y hacerlos más fiables.
Con la toma de notas estructurada, la gestión de las partes interesadas, la integración con otros módulos, la exportación de actas de reuniones, la planificación de reuniones y la continuidad entre la web y el móvil, estamos decididos a hacer de cada reunión un verdadero impulso de productividad para sus proyectos.
Es hora de dejar atrás los métodos tradicionales y modernizar sus reuniones de obra con Finalcad One.
