Gestión dinámica del registro de actividades: ahorro de tiempo y
mejora de la colaboración
Todas las mañanas, el Sr. Hermiet, supervisor de obras de la empresa
Construction & Sons, llega al trabajo. Dado que no paran de ocurrir cosas,
este registra diligentemente las actividades; de este modo, puede supervisar
el avance de la obra a diario y notificar imprevistos. Durante las últimas dos
semanas, el Sr. Hermiet ha renunciado a su tradicional bloc de notas y lo ha
cambiado por un smartphone equipado con la solución Finalcad. Desde ese
momento, ha agilizado esta labor que tanto tiempo requiere, que también ha
adquirido una dimensión mucho más colaborativa.
Una actividad necesaria pero que lleva mucho tiempo
Para acceder a su registro de actividades, el Sr. Hermiet solía anotar todos los
sucesos de la obra en su libreta. También hacía fotos con su smartphone. De vuelta a las instalaciones de oficina de la obra, introducía de nuevo esta información en su software y subía las fotos antes de enviar por correo electrónico o llamar por teléfono a las personas que pudieran verse afectadas por un suceso concreto. En una obra, cada minuto cuenta y optimizar esta labor que tanto tiempo requiere había pasado a ser una necesidad. Desde que su empresa adoptó la solución Finalcad, el Sr. Hermiet ha ahorrado 1 hora al día al acceder a su registro y compartir esta información con sus compañeros.
Hacia la colaboración en tiempo real
Si un suceso en la obra requiere la intervención de un tercero, ahora el Sr. Hermiet
puede limitarse a etiquetar a la persona competente en su registro, que recibe una notificación inmediata. Por ejemplo, cuando estaba haciendo las rondas por la obra esta mañana, advirtió que faltaba una barandilla en una zona potencialmente
peligrosa. Inmediatamente sacó una foto, introdujo la información en la aplicación y etiquetó a su oficial de seguridad para que pudiera intervenir durante la jornada.
Para facilitar aún más esta colaboración, el Sr. Hermiet ha creado categorías en su
registro. Por tanto, "Seguridad", pero también "Progreso", donde a diario sube fotos de la obra tomadas en diferentes momentos de la jornada para realizar un
seguimiento de los avances. En "Meteorología", informa sobre las condiciones
meteorológicas que ralentizan la obra. Por último, en la sección "Trabajo adicional", señala los sucesos que requieren una intervención adicional no presupuestada.
Una comunicación más sólida dentro y fuera de la obra
Todos los días, a las 17.00 h., el gerente de la sucursal del Sr. Hermiet se conecta a
la aplicación de Finalcad desde la sede de la compañía. Consulta todos los sucesos registrados durante el día, y a continuación, genera un informe que transfiere a su cliente con un solo clic. Su cliente está muy satisfecho con esta comunicación. No están acostumbrados a esa transparencia y capacidad de respuesta, por lo que esto consolida la selección del proveedor.
Dado que cada suceso está geolocalizado y tiene registro de tiempo, los informes
generados son muy precisos y ofrecen una visión consolidada de la obra. Por
consiguiente, el contratista puede sacar conclusiones y aplicar las mejores
prácticas, que serán muy útiles para futuros proyectos. Digitalizando gradualmente sus tareas de seguimiento como el registro de actividades, además de la gestión de la inspección, el Sr. Hermiet ahorra minutos muy valiosos en su jornada. Puede dedicar este tiempo a otras tareas más estratégicas con el objetivo de lograr el mejor equilibrio coste/calidad/tiempo.
