Aplicaciones de mensajería de uso personal en la obra: parece una buena idea pero es un verdadero riesgo
Smartphones, redes sociales, inmediatez de la información: las tecnologías digitales han revolucionado nuestro día a día y la forma con la que nos comunicamos entre nosotros. Ahora todos queremos disfrutar en nuestro lugar de trabajo de los beneficios que nos han reportado en nuestra vida personal; el sector de la Construcción no es un caso aparte.
En estos últimos años, las aplicaciones de mensajería instantánea han transformado nuestra forma de comunicarnos con el entorno y de organizar nuestro día a día. Su éxito es innegable en el ámbito privado y ahora comienzan a invadir también el ámbito profesional.
De hecho, ¿por qué no disfrutar en el trabajo de los beneficios de estas aplicaciones tan ergonómicas y, dicho sea de paso, gratuitas, que nos permiten ahorrar tiempo en nuestro día a día? Si podemos ser más productivos comunicándonos mejor con nuestros compañeros, sin tener que modificar hábitos ni emplear una nueva herramienta, ¡por qué no hacerlo!
Si hay un sector claramente inmerso en esta tendencia es el de la Construcción, ya que el uso de estos sistemas de mensajería se adapta al contexto de la obra: necesidad de comunicarse instantáneamente con numerosos interlocutores, trabajo móvil y en el exterior, acceso limitado a herramientas informáticas desde la obra, etc.
Pero en un contexto en el que se multiplican los ciberataques contra los grandes grupos del sector y en el que la legitimidad de las políticas de gestión de datos personales de determinadas aplicaciones de mensajería han dado mucho que hablar, cabe preguntarse si el uso de estas aplicaciones de mensajería destinadas al “gran público” constituye ciertamente la solución más adecuada y, sobre todo, la más segura, para las empresas de construcción.
“Dame tu número para que pueda meterte en el grupo”: esto es lo que solemos pedir al compañero o subcontratista en cuanto pone por primera vez un pie en la obra. Y lo que suele ocurrir es que, fácilmente, nos da su número personal. ¿Por qué? Porque el reflejo natural es utilizar el teléfono, y por tanto el número, en el que ya tenemos instalada la aplicación de mensajería. Si bien esta práctica simplifica las cosas, también plantea un problema de confidencialidad y seguridad de los datos de las personas, por una parte, y de las empresas que intercambian mensajes a través de estos grupos, por otra.
Desde el punto de vista del empleado, ¿cómo gestionar, por ejemplo, que se sigan compartiendo sus datos personales con muchas personas incluso después de que haya finalizado el proyecto o de abandonar la empresa? ¿Qué ocurre con el uso de los datos personales por parte del editor de la aplicación de mensajería y qué puede decidir el usuario a este respecto? De hecho, uno puede valorar mucho la protección de sus datos y, por este motivo, haber optado por no utilizar una determinada aplicación de mensajería y finalmente verse “obligado” a instalarla de todos modos por razones profesionales. Hay mucho que mejorar en materia de consentimiento libre e informado, que sigue siendo una de las bases jurídicas del RGPD...
Por su parte, las empresas ven circular datos confidenciales, incluso sensibles, en un canal que no controlan. Datos que acaban almacenados en terminales sobre los que no ejercen ningún control, ni durante ni después de finalizar el proyecto de construcción. Por tanto, el riesgo de pérdida de información, piratería o fuga a la competencia es muy elevado. Por ejemplo, un subcontratista que ha finalizado su trabajo en una obra y pasa a la obra siguiente, lleva consigo su teléfono, incluidos datos sensibles - fotografías, planos, documentos - que se compartieron con él a través de la aplicación de mensajería mientras estuvo trabajando en el proyecto. ¿Cómo puede la empresa que le contrató protegerse en este sentido, si no ejerce el control sobre el material, ni sobre el software de mensajería utilizado?
En la actualidad, son muchas las preguntas sin respuesta fácil, a pesar de las funciones de administración de grupos que ofrecen las aplicaciones de mensajería instantánea. Un caso de libro: hay que sacar de un grupo a los cinco empleados de un subcontratista que finalizó su trabajo ayer. A menos que el grupo lo compongan varias docenas de personas y que las cinco personas en cuestión se hayan conectado al mismo empleando su número o un seudónimo personal... ¿Cómo identificarlas si no se menciona claramente a su empleador? Si la labor se complica demasiado, en la gran mayoría de casos, se permitirá el acceso al debate y a los datos intercambiados a estas personas. Y esta situación no parece que vaya a cambiar en el corto plazo respecto de las aplicaciones de las que estamos hablando: no se han concebido para utilizarse en el ámbito profesional y su gran éxito con cientos de millones de usuarios particulares no anima a los editores a invertir para adaptarlas a las exigencias de su uso en el contexto profesional.
Una alternativa para los profesionales de la Construcción consiste en utilizar soluciones especializadas en el seguimiento de la obra; las más avanzadas ofrecen funciones de comunicación similares a las propuestas por las aplicaciones de mensajería instantánea destinadas al “gran público”. Si bien son comparables en lo que a funciones de mensajería se refiere, ofrecen algunos detalles que marcan una clara diferencia en términos de seguridad y confidencialidad de los datos. Por ejemplo: con una aplicación profesional, los colaboradores y socios comerciales se registran y se conectan empleando su dirección de correo electrónico profesional, y no un número de teléfono móvil, como ocurre con la aplicación de mensajería instantánea más empleada en las obras. Esto resuelve muchos de los problemas expuestos anteriormente para las empresas y sus empleados:
- -Los datos personales de los usuarios no se comparten ni con la aplicación ni con su editor o sus socios comerciales. La aplicación tampoco puede acceder a los contactos del usuario. Los datos de los usuarios y de sus contactos se encuentran totalmente protegidos. Se garantizan la confidencialidad y el respeto de la vida privada y se facilita así la implantación de la solución.
- -No existe el riesgo que presentan las aplicaciones destinadas al gran público vinculadas a un número de teléfono, de perder el historial de conversación si un usuario cambia de número. Tampoco existe el riesgo de que sus contactos le escriban a un número antiguo mensajes que nunca recibirá. Esto se traduce en una menor pérdida de información sobre los proyectos.
- -Aquel empleado que abandone la empresa y cuya dirección de correo electrónico profesional se desactive no podrá seguir conectándose ni accediendo al historial de sus mensajes. Los datos del empleador, de sus clientes, proveedores y subcontratistas también se encuentran más protegidos: se siguen compartiendo en un entorno controlado, limitándose los riesgos de fuga, voluntaria o involuntaria. De igual forma, se podrá identificar claramente a aquellos empleados de un subcontratista que dejen de trabajar en un proyecto y sacarlos de los grupos en los que participen.
Mejorar la colaboración en las obras es un factor clave para incrementar la rentabilidad de los proyectos de construcción. Pero esta búsqueda necesaria de eficiencia no debe menoscabar la seguridad de los datos de la empresa ni la confidencialidad de los datos de compañeros y subcontratistas. En la actualidad, los profesionales del sector pueden elegir soluciones adaptadas a las necesidades de la Construcción, cuyas funciones colaborativas y ergonomía se han concebido para asemejarse a las aplicaciones destinadas al “gran público” que se están empleando de forma descontrolada en las obras. Las empresas que eligen este tipo de soluciones disponen de una herramienta que responde a las necesidades de sencillez de los usuarios, lo que favorece su implantación por parte de los equipos, sin comprometer la seguridad de la empresa, de sus datos y de sus empleados. Pongamos al servicio de la empresa todos los avances digitales que han mejorado nuestra vida personal: redunda en beneficio de todos, no renunciemos a ello…
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Sébastien Dumas Chief Marketing Officer |
