Rien de grand ne se fait seul : la collaboration est décisive

👋 J'ai un message pour vous

Début 2021, Finalcad One est arrivé avec une nouveauté majeure : les groupes. J'aimerais vous expliquer pourquoi et comment nous les avons mis en place.

1️⃣ Collaborer, un besoin fondamental

Nous vous avons écouté

La meilleure façon de connaître vos besoins, c'est d'en discuter avec vous. Nous l'avons fait avec des dizaines d'utilisateurs qui nous ont dit leurs pratiques, leurs expériences dans la gestion de leurs projets, au quotidien, et les évolutions de leurs pratiques au cours des années précédentes.

Dans ces échanges avec nombre d'entre vous, nous avons pris soin d'être représentatifs : nous avons équilibré les utilisateurs actuels ou potentiels, les différents métiers de la construction et de la maintenance, les différents acteurs, et missions. C'est grâce à eux que les Groupes sont arrivés dans Finalcad One, nous les remercions vivement.

Premier constat : nous avons besoin de parler

Lorsqu'on travaille ensemble, les échanges de mails et différents logiciels de gestion de projet ne sont pas suffisants : nous avons fondamentalement besoin d'ajustements lors de notre collaboration, en parlant.

Au quotidien, nous préférons tous nous parler "en direct", face à face. En ces temps de Covid, mais pas uniquement, ça n'est pas toujours possible. Dans ce cas nous essayons de rester au plus près de ces échanges, en commençant par le téléphone, puis les mails voire les SMS.

“La communication est le pilier du travail d'équipe et de la productivité. Avec les bons outils, on peut fluidifier les échanges et limiter les réunions.”

Deuxième constant : quand parler n'est pas possible, on s'écrit

Hélas tout le monde est très occupé, et il n'est pas toujours possible de se parler quand on le voudrait. C'est là que la communication écrite entre en jeu. Jusque récemment le mail était l'outil principal pour cela. Avouons-le, le mail reste un moyen privilégié de communication. Mais nous connaissons tous ses travers : trop de monde en copie, difficile de rejoindre une conversation en cours de route, et comment suivre ses mails quand on en reçoit 200 par jour ?

Avec l'arrivée des messageries de type Microsoft Teams ou Slack, on voit l'émergence de nouvelles pratiques, qui distinguent ce type de platformes par deux usages différents :

• on utilisera le mail pour les messages importants, voire contractuels
• on préférera la messagerie pour la coordination en temps réel ou quasi temps réel

Encore faut-il que la pratique de ces messageries soit répandue, ce qui n'est pas le cas pour tous.

Un autre type d'écrit est quant à lui pratiqué par tous, c'est les messages de type SMS. Que l'on parle de WhatsApp, de Signal ou des messages Apple ou Android : ces services rassemblent à eux seuls plus de 2 milliards d'utilisateurs.

S'écrire des messages, le plus populaire après la parole

Quand on ne peut pas échanger de vive voix, et qu'on a besoin d'un échange simple, bref et rapide, nous le faisons tous : nous envoyons un message. Que ce soit sur Teams, Slack ou WhatsApp, la mécanique est la même.

Et nous le faisons pour de bonnes raisons :

• tout le monde utilise ces apps, pas besoin de formation ✅
• c'est disponible sur toutes les plateformes (Android, iOS et Web) ✅
• c'est riche : en plus du texte, on peut compléter avec des images, des vidéos, des fichiers, du son, etc. ✅

“Les messages restent le moyen de communication le plus populaire, après la parole.”

Cependant on atteint rapidement les limites de ces messages.

• Tout d'abord si ça fonctionne très bien sur l'instant, impossible d'avoir un suivi : on se perd dans le flux de la conversation ;
• Si l'on ajoute une personne après coup, elle n'a que les messages à partir de son arrivée dans la conversation, et n'a aucun accès aux messages plus anciens ;
• Comme on s'identifie avec son téléphone portable, tout le monde connaît notre numéro de téléphone, alors qu'on n'a pas forcément envie que ce soit le cas ;
• Lorsqu'on utilise un logiciel en plus d'une messagerie, on a un problème de continuité : on peut envoyer un lien vers un élément du logiciel dans la messagerie, mais il faut faire des allers-retours entre le logiciel pro en question, et la messagerie ;
• Enfin la gestion des accès est inexistante ou, au mieux, insuffisante.

2️⃣ Intégrer une messagerie à son logiciel, la bonne réponse ?

La solution semblait simple : ajoutons la messagerie à nos logiciels

Afin de répondre à cette pratique de collaboration via messagerie, les éditeurs de logiciel ont essayé d'intégrer des messageries à leur offre. Si cette idée pouvait sembler une solution évidente, idéale même, ça s'est plutôt révélé être un échec.

Il y a plusieurs raisons, que nous pouvons évoquer rapidement :

• dans un logiciel pro, souvent riche et parfois complexe, la prise en mains de la plateforme n'est pas triviale — à l'inverse d'une simple messagerie
• si le logiciel comprend une fonction de messagerie, elle reste souvent largement secondaire
• ce qui conduit à la cacher à la rendre peu accessible pour la plupart des utilisateurs, qui ne peuvent la découvrir qu'après avoir passé les étapes — ardues — de prise en mains. Et comme un certain nombre d'entre eux abandonne avant cette étape, ils ne découvrent jamais la collaboration via messagerie.

Si l'on compare un process classique entre un logiciel pro de gestion de projet de construction et une messagerie, les étapes sont doublées :

Logiciel pro gestion construction :

1. Créer un compte
2. Créer un projet
3. Inviter d'autres personnes
4. Ajouter un plan
5. Créer une annotation sur le plan
6. Enfin, envoyer des messages

Messagerie :

1. Créer un compte
2. Inviter d'autres personnes
3. Envoyer des messages

“J'ai besoin d'aller droit au but : si l'app me paraît peu pratique, je vais rester sur WhatsApp. C'est quand même plus simple, non ?”

Rappel des enjeux : les 10 critères d'une messagerie pro

Il nous fallait revenir aux fondamentaux, et faire la part des choses entre ce qui est essentiel au quotidien, et ce qui ne l'est pas. On peut comparer WhatsApp d'un côté, un logiciel pro de l'autre, voire une solution idéale.

Nous avons donc mis sur place un comparatif simple, basé sur nos discussions avec nos utilisateurs. Nous sommes arrivés sur une grille d'analyse en 10 critères clés.

3️⃣ Quelle est la messagerie idéale sur vos projets ?

Trouver le bon positionnement

La messagerie, c'est avant tout une solution de collaboration. Elle doit en conséquence toucher le maximum de monde possible, parmi l'équipe projet. Sur un chantier de construction de logements par exemple, on réunira les entreprises spécialistes, l'entreprise générale le cas échéant, la maîtrise d'œuvre et la maîtrise d'ouvrage, voire le Bureau d'Études Technique, et potentiellement jusqu'aux acquéreurs.

En un mot, elle doit permettre de réunir l'équipe projet dans cette collaboration, et pas seulement une poignée d'intervenants.

Pour répondre à cet enjeu, la messagerie veillera à sa simplicité de mise en place et d'utilisation :

• ✅ Elle s'inspirera des plateformes de messageries les plus populaires telles que WhatsApp, Teams ou Slack, pour la simplicité,
• ✅ Elle sera simple à comprendre, apportant clairement de la valeur à chaque intervenant,
• ✅ On pourra s'y inscrire en quelques clics, par exemple avec un compte Google, Apple or Microsoft,
• ✅ Elle permettra de lancer un projet sur cette seule notion de messagerie, sans dépendre de l'ajout de données telles que des plans, des annotations ou observations par exemple,
• ✅ Elle permettra une gestion des droits d'accès à la fois souple et simple,
• ✅ Elle sera résolument multiplateformes : à la fois web et mobile sur Android et iOS
• ✅ Son accès sera gratuit pour la plupart des intervenants, au moins pour un usage élémentaire
• ✅ Elle permettra l'envoi de notifications en temps réel, de mentions, et l'ajout de tout types de médias : photos, documents, vidéos…
•  

Et plus qu'une messagerie, elle sera la porte vers une gestion de projet complète :

• ✅ Elle sera intégrée à un logiciel métier, adapté au suivi des projets, au-delà de la messagerie
• ✅ Elle permet de gérer des équipes comme autant de sous-projet : par lieu, par phase, par groupe d'acteurs… les possibilités sont sans fin
• ✅ Enfin elle ira plus loin, en permettant la gestion de plans, et d'éléments liés, intégrés directement au flux de messages
•  

Exemples de cas d'usages et de leurs bénéfices pour les utilisateurs

Les cas d'usages, comme les bénéfices liés, sont très variés. Voici des exemples recueillis auprès de nos utilisateurs.

Je suis ingénieur travaux en entreprise générale :

• J'utilise l'app pour la gestion de mes macro lots, de mes phases, de mes bâtiments, de la sécurité, ou avec mon client.
• J'ai un seul projet pour tout mon chantier, avec des équipes bien cloisonnées à leurs enjeux respectifs.
• C'est plus simple à gérer, et ça m'évite les doublons et les risques d'erreur.
• J'améliore la collaboration, simplement, et j'ai plus d'échanges avec mes partenaires.

Je suis une entreprise spécialisée, en propre ou en sous-traitance :

• Je vois uniquement ce qui me concerne, c'est efficace et en plus ça limite la consommation de mon espace disque et de mon forfait mobile.
• C'est simple comme tout, je sais que mes gars vont l'utiliser.
• Je peux échanger directement avec l'entreprise générale ou la maîtrise d'œuvre, ça limite le besoin de réunions, ou en tout cas ça les rend plus efficaces.
• Je peux aussi créer un groupe pour mon équipe, dans l'app.

Je suis client :

• Sans perdre mon temps dans les détails, j'ai accès aux informations importantes de mes projets. Je peux concentrer mes efforts sont les points critiques où j'ai un rôle à jouer.
• J'ai un lieu de discussion avec l'équipe travaux, en temps réel.
• Je peux intégrer mon client final dans le projet, en choisissant ses accès pour qu'il ait les informations dont il a besoin, et qu'il puisse contribuer quand nécessaire.
• Je me différencie de mes confrères vis-à-vis de mes clients finaux, avec une solution moderne.

Je suis chargé d'affaires :

• Je peux créer un groupe avant-projet, lors de ma visite de repérage des lieux en phase d'étude du projet.
• Je peux avoir un groupe d'échange avec un acquéreur individuel, avec ses plans, ses documents et les éléments liés (observations et formulaires).
• Je peux conserver le bénéfice d'avoir un seul projet, avec des groupes permettant de cloisonner les informations qui doivent l'être. Par exemple, je peux avoir un groupe par acquéreur, avec l'ensemble de ses plans, documents et observations.

J'ai des projets éloignés de plusieurs centaines de kilomètres :

• Avec un groupe, la collaboration à distance sur ces projets est renforcée.
• Il y a maintenant une ligne directe entre le maître d'ouvrage donnant ses directives, et la maîtrise d'œuvre qui gère le projet au quotidien : on peut remonter facilement l'avancée du projet.
• La collaboration avec l'ensemble des acteurs ou prestataires du projet est rendue possible.

En plus des utilisateurs directs, l'entreprise aussi va bénéficier de ce développement de la collaboration

Adoption
Si une app n'est pas utilisée, et c'est souvent l'écueil numéro 1 dans des projets de transformation digitale. On l'a vu, la messagerie simple et complète mène à plus d'adoption.

Sécurité des données
La maîtrise des données est bien supérieure à une messagerie grand public de type WhatsApp : les droit d'accès sont maîtrisés, l'historique est disponible, et les données ne sont pas chez Google ou Facebook.

Respect de la vie privée
La vie privée est respectée, puisque les utilisateurs n'ont pas besoin de fournir leur numéro de téléphone portable

Le cercle vertueux des améliorations
L'amélioration de la communication a un impact fort sur la collaboration, dont on a vu qu'elle était au cœur de la productivité. On limite les erreurs et les reprises, tout en supprimant les réunions inutiles ou en rendant plus efficaces celles qui sont essentielles : en un mot, on limite les problèmes de coordination.

Et in fine, on améliore la qualité et les conditions de travail des collaborateurs.

Maintenant, la balle est dans votre camp.