Chaque minute compte dans le BTP. La coordination précise des équipes, la gestion efficace des ressources et une communication claire sont essentielles pour assurer le bon déroulement des projets.
Dans ce contexte, les réunions de chantier prennent une importance capitale. Or, il peut être laborieux de les gérer avec des outils traditionnels tels qu'un traitement de texte. C'est là que le nouveau module “Réunions” de la plateforme Finalcad One entre en jeu.
De prime abord, animer une réunion et éditer son compte rendu semble simple.
Et pourtant, cela devient laborieux lorsqu’il est nécessaire de rajouter des informations a posteriori, d’insérer des photos, ou encore, de joindre des remarques et points de contrôle ayant été commentés lors de la réunion. En effet, cela nécessite de manipuler plusieurs outils une fois de retour au bureau, ce qui, couplé aux autres urgences à gérer, retarde l’envoi du PV de réunion, et ralentit par conséquence l’avancée du chantier. Il n'est pas rare d'envoyer un PV de réunion 3 jours après la réunion.
Commencez une réunion de chantier sur le terrain et poursuivez-la au bureau
Les professionnels de la construction sont constamment en mouvement, passant du chantier au bureau, et ils ont besoin d'outils qui puissent les suivre dans leur journée de travail. C'est là qu'intervient la continuité entre le web et le mobile permise par le module Réunions de Finalcad One.
Cette continuité signifie que vous pouvez commencer une réunion avec un mobile lorsque vous êtes sur le chantier, ajouter des notes, prendre des photos, créer des observations, et plus encore avec les modules Finalcad One. Une fois de retour au bureau, vous pouvez ouvrir Finalcad One sur votre ordinateur et retrouver exactement là où vous en étiez. Vous pouvez alors compléter la réunion, ajouter des détails supplémentaires, finaliser le PV de réunion et le partager avec les parties prenantes, le tout sans sortir de la plateforme ! Cette transition fluide entre le mobile et le web garantit que vous n'ayez jamais à vous inquiéter de perdre des informations ou de manquer des détails importants.
Cette fonctionnalité offre également une grande flexibilité. Où que vous soyez, avec ou sans connexion internet, vous pouvez gérer vos réunions de manière efficace. Vous n'avez pas à vous soucier d'emporter les bons plans ou documents : ils sont tous disponibles dans l'app, même hors connexion.
Structurez vos notes comme vous l'entendez
La prise de notes est simplifiée pendant vos réunions, grâce à la structuration de vos notes par sections distinctes, rendant l'information plus lisible et facile à retrouver. De plus, vous pouvez personnaliser ces sections, en toute flexibilité. Par ailleurs, parmi les caractéristiques de chaque réunion, vous pouvez pointer les effectifs présents sur chantier pour chaque entreprise, ainsi que le nombre de jours d’intempéries.
Gérez la présence des intervenants
La gestion des intervenants est plus simple que jamais. Vous pouvez facilement suivre qui est présent à chaque réunion, et noter le statut de chaque intervenant, qu'il soit présent, absent ou excusé. Cela vous donne une vue d'ensemble claire de la participation à chaque réunion, et vous aide à vous assurer que chaque intervenant est impliqué de manière appropriée.
Vous pouvez également indiquer quels intervenants sont conviés à la prochaine réunion.
Intégrez d’autres éléments de Finalcad One à vos PV de réunion
Un autre avantage majeur du module Réunions est sa capacité à intégrer des éléments venant d'autres modules Finalcad One. Que ce soit des observations, des contrôles, des bons à fermer… ou tout autre module personnalisé, vous pouvez facilement les ajouter à vos réunions. Cela facilite le suivi de ces éléments et permet une communication plus efficace et centralisée à leur sujet.
Envoyez immédiatement le PV de réunion
L'une des tâches les plus laborieuses après une réunion est la finalisation du PV de réunion. Finalcad One simplifie grandement ce processus en générant automatiquement un PV de chaque réunion en PDF. Ce rapport est formaté automatiquement, avec tout ce qui est nécessaire :
- • la liste des intervenants et les statuts de présence
- • l'ensemble des notes par sections
- • toutes les observations liées à la réunion
- • tous les formulaires liés à la réunionles
- • effectifs par entreprise
• le nombre de jours d'intempéries
• la date de la prochaine réunion
• les personnes conviées à la prochaine réunion
Ce document complet est prêt à être partagé en un instant et sans délai avec les parties prenantes.
Ce PV de réunion est garant de la traçabilité. Il est généré uniquement par les utilisateurs autorisés, et il ne peut y avoir qu'un seul PV pour une réunion, pour éviter toute confusion.
Programmez la réunion suivante en 3 étapes
- Finalcad One va même jusqu'à faciliter la planification de votre prochaine réunion, en trois étapes simples :
1. Créez une réunion
2. Choisissez la réunion précédente, une nouvelle réunion est créée
3. Modifiez la date de cette nouvelle réunion, celle-ci apparaîtra dans le rapport PDF de la réunion précédente
Vous facilitez ainsi le suivi des sujets par les intervenants, d'une réunion à l'autre. Et comme le statut des éléments liés (observations, formulaires, etc.) est directement visible au sein d'une réunion, tout le monde connaît l'avancement en temps réel.
Obtenez une vue d’ensemble de vos réunions
Parce qu’il vous est utile d’avoir une vue globale sur la tenue des réunions et leurs principales caractéristiques, vous pouvez accéder à la vue Tableau de bord du module Réunion et y suivre la présence par intervenant, les effectifs par entreprise, ainsi que les intempéries.
Intégrez les réunions à votre système d'information
Enfin, parce qu'un chantier moderne peut aussi être connecté aux autres logiciels de l'entreprise, l'accès à ces données via API est bien entendu possible : la liste des réunions et leurs compte-rendus peuvent être récupérés.
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4 bonnes raisons de gérer vos réunions de chantier avec Finalcad One
1. Centralisation des informations et accessibilité : un outil flexible et mobile
Avec Finalcad One, toutes les informations de vos réunions sont centralisées en un seul endroit. Plus besoin de chercher des documents perdus ou dispersés. Avec l'application mobile ou l'application web, accédez à vos réunions où que vous soyez, à tout moment, sans limite. Finies les courses au bureau pour consulter des fichiers ou mettre à jour des documents. Avec Finalcad One, votre bureau est littéralement dans votre poche.
2. Accélérez vos projets grâce à la collaboration en temps réel
Ne perdez plus de temps à rédiger des comptes-rendus manuellement. Finalcad One vous permet de créer des comptes-rendus automatisés qui peuvent être partagés en un clic.
De plus, Finalcad One vous permet de mettre à jour les informations en temps réel, ce qui est crucial dans l'environnement chantier, en constante évolution.
3. Conservez l'historique et intégrez Finalcad One en toute simplicité
Grâce à Finalcad One, vous pouvez suivre l'évolution de chaque point discuté lors des réunions, et surtout conserver un historique complet de vos réunions, ce qui est essentiel pour la traçabilité et la responsabilité.
Finalcad One n'est pas un outil isolé. Au contraire, il a été conçu pour s'intégrer parfaitement avec d'autres logiciels de gestion de projets que vous utilisez peut-être déjà. Cela signifie que vous pouvez synchroniser vos informations à travers différentes plateformes, ce qui vous permet d'obtenir une vue d'ensemble de votre projet sans avoir à jongler entre plusieurs outils.
Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations relatives aux réunions. En outre, Finalcad One respecte les réglementations en matière de protection des données, vous offrant une tranquillité d'esprit totale.
4. Une prise de décision éclairée et rapide
Avec toutes ces informations à portée de main, vous êtes mieux équipé pour prendre des décisions rapides et éclairées. Qu'il s'agisse de résoudre un problème de construction, de réaffecter des ressources ou de modifier la priorisation d'actions, Finalcad One vous donne les informations dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions.
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Il est temps de moderniser vos réunions de chantier
Avec le nouveau module Réunions de Finalcad One, vous avez une solution tout-en-un pour transformer la manière dont vous menez vos réunions de chantier. Que vous soyez un ingénieur travaux, un architecte, un responsable QSE, ou tout autre professionnel impliqué dans la gestion de chantiers, ce module est conçu pour accélérer et fiabiliser vos projets.
Grâce à la prise de notes structurées, la gestion des intervenants, l'intégration avec d'autres modules, l'exportation de PV de réunion, la planification des réunions, et la continuité entre le web et le mobile, nous sommes déterminés à faire de chaque réunion un véritable levier de productivité pour vos projets.
Il est temps de laisser derrière vous les méthodes traditionnelles, et de moderniser vos réunions de chantier avec Finalcad One.
