Gestion dynamique du journal des activités : gain de temps et collaboration optimisée
Comme tous les matins, M. Hermiet, conducteur de travaux au sein de l’entreprise Construction & Fils arrive sur son chantier. Parce qu’il s’y passe toujours quelque chose, il tient consciencieusement son journal des activités. Celui-ci lui permet de suivre l’avancée du chantier au jour le jour et de notifier les événements imprévus. Depuis deux semaines, M. Hermiet délaisse son traditionnel carnet à spirales au profit d’un smartphone équipé de la solution Finalcad. Depuis, il a gagné en rapidité sur cette tâche chronophage, qui a également pris une dimension beaucoup plus collaborative.
Une activité nécessaire mais chronophage
Pour renseigner son journal des activités, M. Hermiet notait jusqu’à présent tous les événements du chantier sur son petit carnet. Il prenait également des photos avec son smartphone. De retour à la base-vie, il ressaisissait alors ces informations dans son logiciel et téléchargeait les visuels, avant d’avertir par mail ou téléphone les interlocuteurs susceptibles d’être concernés par tel ou tel événement. Sur un chantier où chaque minute compte, l’optimisation de cette tâche chronophage devenait nécessaire. Depuis que son entreprise a adopté la solution Finalcad, M. Hermiet gagne 1 h par jour sur le renseignement de son journal et le partage de ces informations à ses collègues.
Vers une collaboration en temps réel
Si un événement survenu sur le chantier nécessite l’intervention d’un tiers, M. Hermiet se contente désormais de taguer dans son journal la personne compétente, qui reçoit instantanément une notification. Par exemple, en faisant le tour du chantier ce matin, il a constaté l’absence d’un garde-corps sur une portion de travaux potentiellement dangereuse. Il a aussitôt pris la photo, saisi l’information dans l’application et tagué son responsable de la sécurité, pour qu’il puisse intervenir dans la journée.
Pour faciliter encore cette collaboration, M. Hermiet a créé des catégories dans son journal. « Sécurité », donc, mais aussi « Avancement », dans laquelle il glisse chaque jour des photos du chantier prises à différentes heures de la journée pour suivre sa progression. Dans « Intempéries », il signale les phénomènes météorologiques qui freinent les travaux. Enfin, dans la partie « Travail supplémentaire », il note les événements qui nécessitent une intervention supplémentaire non budgétée.
Une communication renforcée sur et hors site
Chaque jour, à 17h, le directeur d’agence de M. Hermiet se connecte depuis le siège de l’entreprise sur l’application Finalcald. Il consulte tous les événements survenus dans la journée, puis génère en un clic un rapport qu’il transfère à son client. Ce dernier est très satisfait de cette communication. N’ayant pas été habitué auparavant à de telles transparence et réactivité, cela le conforte dans le choix de son prestataire.
Comme chaque événement est géolocalisé et horodaté, les rapports générés sont très précis et offrent une vue consolidée du chantier. L’entrepreneur peut donc en tirer des conséquences et bonnes pratiques qui lui seront forts utiles pour de futurs projets.
En digitalisant progressivement ses tâches de suivi telles que le journal des activités, mais aussi la gestion des contrôles, M. Hermiet économise de précieuses minutes dans sa journée. Du temps qu’il consacre à d’autres missions plus stratégiques avec toujours pour objectif de réaliser le triptyque coût/qualité/délai.
